Финансовые операции по корпоративным картам

Несомненные преимущества пластиковых карт способствовали их широкому распространению. Однако, если для личного пользования это платежное средство используется повсеместно, в предпринимательской деятельности оно пока применяется нечасто.

Быстрее всего операции по корпоративным картам стали использовать крупные компании для оплаты заграничных поездок своих сотрудников. Субъекты малого и среднего бизнеса подключились к процессу немного позднее, но и они нашли немало выгод от пластика для бизнеса.

Преимущества и недостатки корпоративных карт

Плюсы банковских карт известны всем. Вместо пачек банкнот в кошельке, человек имеет при себе небольшой кусок пластика, защищенный от несанкционированного использования. Конечно, 100% безопасности он не дает, но риски от потери денег в результате кражи или обычной забывчивости значительно сокращаются. При утере банковской карты, ее можно сразу же заблокировать по телефону или через интернет и сохранить средства.

Достоинств электронного средства платежа для хозяйственной деятельности значительно больше:

• сокращается бухгалтерский документооборот по выдаче средств подотчетному лицу и оплате товаров;
• сотрудник имеет доступ к деньгам в любое время, включая вечерние, ночные часы, выходные и праздничные дни;
• бухгалтеру не нужно проводить деньги через кассу с соблюдением строгих правил ведения кассовых операций;
• недостающую сотруднику сумму легко пополнить переводом на карточный счет;
• для отправки работника за рубеж не нужно покупать валюту — деньги с рублевого счета конвертируются при оплате товаров и услуг или снятии наличных;
• расходы по корпоративной карте легко отследить и проконтролировать, лимиты по платежам и снятию средств можно установить в договоре с банком;
• оплата товаров и услуг электронным средством относится к безналичным платежам и не требует соблюдения ограничений по расчету наличкой;
• предоставление дополнительных скидок партнерами банков.

Основным недостатком использования пластиковых карт являются высокие тарифы по их обслуживанию. Банки предъявляют более строгие условия отбора к их владельцам. Но высокая конкуренция в банковской сфере способствует снижению комиссии за услуги и повышению доступности продукта для всех клиентов.

Условия выпуска карт

Пластиковые карты для бизнеса, выдаваемые банками, в настоящий момент принадлежат одной из двух платежных систем Visa или MasterCard. Они могут быть расчетными или кредитными.

По расчетной (дебетовой) корпоративной карте операции совершаются в пределах собственных средств, находящихся на счете, «привязанном» к карте. По условиям договора банк может предоставлять кредит компании при недостатке средств — овердрафт. Расчеты по кредитке осуществляются за счет заемных средств в пределах установленной кредитной линии.

Карты могут быть именные и неименные. Первые выпускаются на конкретного сотрудника, вторыми могут пользоваться предъявители пластика.

Для использования электронного средства платежа организация должна иметь в банке-эмитенте счет, на котором хранятся деньги. Это может быть основной расчетный счет предприятия либо отдельный карточный счет, открываемый вместе с выпуском карты. К одному счету могут быть привязаны несколько платежных средств. Компания заключает с банком два договора — по банковскому счету и по выпуску и обслуживанию карт.

Специальные карточные счета могут открываться как в рублях, так и в иностранной валюте. Операции по карте могут совершаться в валюте, отличной от валюты счета. Конвертация средств осуществляется по курсу банка.

Обычно банки предлагают клиентам на выбор несколько видов карт, отличающихся по условиям обслуживания, тарифам, допустимым операциям и др. Клиент по согласованию с банком определяет лимиты расходных операций для каждой карты или в целом по счету. Они могут быть установлены:

• для безналичной оплаты услуг;
• на снятие наличных средств;
• для проведения платежей в интернете.

Периоды ограничений — день, месяц. Положением 266-П Банка России рекомендованный дневной лимит выдачи наличных средств не должен быть больше 100 тыс. рублей.

При привязке к одному счету банк может формировать выписки как по счету в целом, так и по держателям карт. Допустимо безналичное и наличное пополнение корпоративной карты.

Расходные операции

Положением Банка России 266-П от 24.12.04 юридическим лицам определен список допустимых операций с использованием электронных платежных средств:

1. На российской территории можно:
   • получать наличные средства в рублях для оплаты хозрасходов компании;
   • оплачивать расходы в рублях, связанные с хозяйственной деятельностью;
   • осуществлять иные не запрещенные законодательством расходы в рублях;
2. За рубежом разрешается:
   • получать наличную иностранную валюту для оплаты представительских и командировочных расходов;
   • оплачивать представительские и командировочные расходы;
3. Разрешены иные операции, допускаемые валютным законодательством.

Таким образом, расчеты с поставщиками товаров, работ, услуг внутри страны должны осуществляться в валюте Российской Федерации.

Допустимые расходы, а также порядок пользования картой желательно установить внутренним документом компании. С локальным актом следует под роспись ознакомить всех держателей платежного средства. По видам операций расходы делятся на следующие группы:

• снятие наличных;
• безналичная оплата корпоративной картой товаров, услуг;
• платежи в интернете.

По условиям договора с банком платежи в интернете могут быть запрещены.

Получение наличных средств

Перед тем как снять наличку в банкомате держателю карты следует убедиться, что терминал обслуживает карты используемой платежной системы. За снятие денег, как правило, предусмотрена комиссия. Если банкомат не принадлежит банку-эмитенту карты, возможна дополнительная комиссия за услуги банка-эквайера (владельцу терминала).

Управление банкоматом осуществляется путем нажатия на кнопки, расположенные на экране, рядом с ним либо на специальной панели. Язык команд клиент выбирает в начале пользования. Держатель карты определяет сумму выдаваемых средств из меню банкомата или путем ввода. Она должна быть кратна номиналу купюр, загруженных в банкомат. Максимальное количество купюр зависит от вида банкомата. Сумма выдачи ограничена лимитом.

Выданные средства и пластиковую карту пользователь должен извлечь в течение установленного периода (30-40 секунд). В противном случае банкноты и платежный инструмент будут задержаны банкоматом. Забытую или задержанную карту необходимо сразу заблокировать, так как ей могут воспользоваться другие лица. Для возврата задержанной карты нужно обратиться в отделение банка-эквайера. После получения карты, следует предупредить свой банк.

Оплачивать расходы наличными деньгами нужно в пределах 100 тыс. рублей по одному договору. В противном случае и плательщик и получатель средств могут быть оштрафованы по ст. 15.1 КоАП РФ. По использованным средствам держатель карты составляет авансовый отчет и сдает его в бухгалтерию компании.

Оплата в торговых точках

Безналичная оплата корпоративной картой может осуществляться с авторизацией или без нее. Это зависит от торговой точки, вида карты, страны проведения платежа. При проведении операции может потребоваться документ, удостоверяющий личность, или ввод кода.

При расчетах за товары и услуги с помощью пластика в магазине, гостинице, пункте проката или ином месте  держателю выдается слип, чек, подтверждающий операцию. Пользователь должен проверить дату, сумму документа и при необходимости поставить на нем подпись. Если содержание бумаги недостоверно, либо клиент решил отказаться от покупки, продавец (кассир) должен отменить предыдущую операцию. Покупателю выдается чек, подтверждающий отмену. Его следует сохранить на случай списания суммы со счета.

При безналичных платежах нет ограничений по расходованию средств.

Документы, подтверждающие оплату и произведенные расходы, держатель карты представляет в бухгалтерию компании. Работник составляет авансовый отчет или служебную записку.

Интернет-платежи

Покупки в интернете считаются высокорисковыми операциями. Не всегда удается вернуть деньги через банк в случаях мошенничества. Поэтому руководство компании часто запрещает этот вид операций.

Оформление покупки осуществляется на сайте интернет-магазина либо в процессе диалога с сервером. Клиент должен ввести:

• номер карты;
• срок ее действия;
• имя, фамилию;
• CVV2/CVC2

При наличии технологии 3-D Secure пользователь перенаправляется на специальный сервис, требующий ввода кода, отправленного СМС-сообщением.

Отчет о покупках предоставляется в обычном порядке. Документы, подтверждающие произведенные расходы по корпоративной карте, могут быть высланы заказным письмом либо прилагаться к отправленному товару.

Пополнение счета

При отсутствии или недостатке средств на счете, привязанном к платежному средству, нужно внести деньги. Можно перечислить средства с другого счета компании либо внести наличные через банкомат или кассу. Перечисление средств осуществляется платежным поручением. Этот вид пополнения корпоративной карты доступен в рабочие часы банка, как и внесение наличных через кассы.

Внести деньги через банкомат можно в любое время. Сумма взноса может быть ограничена условиями договора. Терминал должен поддерживать функцию приема наличных.

Обратите внимание! Многие банки предоставляют возможность внесения средств по номеру карты или счета.